Veel gestelde vragen

• Wie heeft de Certified Workflow ontwikkeld?
• Welke programma's zijn nodig?
• Voor wie is de Certified Workflow van belang?
• Wat is het voordeel voor de ontvanger van het PDF-bestand?
• Wat is het voordeel voor de maker van het PDF-bestand?
• Wat te doen bij grote aantallen PDF-bestanden?
• Heeft iedereen Enfocus PitStop Professional nodig?
• Kunnen meerdere mensen aan een Certified Worklow werken?
• Hoe ga ik om met 'preflight-reports' en 'edit-logs'?
• Neemt de bestandsomvang toe?
• Wat als ik een ander programma gebruik?
• Zijn Certified PDF-bestanden standaard pdf-bestanden?
• In welke landen wordt Certified PDF gebruikt?
• Hoeveel 'dialecten' van Certified PDF bestaan er?
• Is Certified PDF een ANSI of ISO standaard?
• Wat is PDF/X?
• Wat is TIFF-IT?
• Waar kan ik de Certified Worklow aanschaffen?

Wie heeft de Certified Workflow ontwikkeld?
Certified PDF is ontwikkeld door Enfocus, de maker van het PDF-hulpprogramma Enfocus PitStop. Op basis van informatie die Enfocus kreeg van experts op het gebied van PDF-workflow is Certified PDF ontwikkeld. Het doel van Certified PDF is het verhogen van de efficiëntie van PDF-workflows door de preflight eerder in het productieproces te laten plaatsvinden. Tegelijk moet Certified PDF de inzet van zelf-corrigerende controlesoftware vereenvoudigen, waarbij de gebruiker precies weet wie voor eventuele wijzigingen in het PDF-document verantwoordelijk is en tevens de consistentie tussen het oorspronkelijke document en het PDF-bestand kan behouden.

Welke programma's zijn nodig?
Zoals gezegd is Certified PDF ontwikkeld door Enfocus. Het ligt dan ook voor de hand dat programma's van Enfocus gebruikt kunnen worden. Allereerst is daar de Enfocus Certify PDF plug-in voor Adobe Acrobat. Deze plug-in kan zelfstandig, dus zonder dat andere Enfocus-software noodzakelijk is, worden gebruikt om van een gewoon PDF-bestand een Certified PDF-bestand te maken. Het enige dat de eindgebruiker nog nodig heeft is een preflight-profiel dat beschikbaar wordt gesteld door degene die verantwoordelijk is voor de verdere reproductie/distributie van het document. In de praktijk zal dit een grafisch servicebureau zijn of een drukker. Voor het zelf samenstellen van een preflight-profiel is Enfocus PitStop Professional nodig.

Alle op PDF gerichte producten van Enfocus zijn geschikt gemaakt voor het gebruik in combinatie met Certified PDF-bestanden. PitStop Professional, PitStop Server, PowerUp PDF en WebPerfect kunnen de preflight-status van het Certified PDF-bestand uitlezen (en zo onnodige preflights voorkomen), de Certified Worklflow starten en informatie aan het 'edit-log' toevoegen. Met WebPerfect kan alle certified-informatie uit een PDF-bestand worden verwijderd.

Enfocus stelt de Certified PDF-technologie ook beschikbaar aan andere software-ontwikkelaars. Hierdoor zullen in de toekomst wellicht ook andere bedrijven software voor een Certified PDF-workflow gaan aanbieden.

Voor wie is de Certified Workflow van belang?
Voor iedereen die PDF-bestanden uitwisselt tussen verschillende bedrijven of verschillende locaties, zeker als het een groot aantal bestanden betreft. Denk daarbij aan drukkers en grafische servicebureaus die documenten ontvangen van eindgebruikers of ontwerpers. Ook voor het uitwisselen van advertenties in tijdschriften en kranten is Certified PDF een uitstekende oplossing. Over het algemeen mag worden gesteld dat Certified PDF gebruikt kan worden door iedereen die wijzigingen in PDF-bestanden wil kunnen traceren, ongeacht of dat wordt gedaan om de verantwoordelijkheid voor de wijzigingen vast te leggen of dat slechts op eenvoudige manier wijzigingen ongedaan moeten kunnen worden gemaakt.

Wat is het voordeel voor de ontvanger van het PDF-bestand?
Door de preflight zo vroeg mogelijk in het productieproces te laten plaatsvinden, neemt het aantal probleembestanden sterk af en daarmee het aantal bestanden dat opnieuw moet worden aangeleverd. Daardoor is het beter mogelijk beloofde levertermijnen te halen. Doordat de 'digitale contractproef' alle wijzigingen vastlegt in een edit-log, zal er minder discussie zijn over wie verantwoordelijk is voor fouten in het drukwerk.

Last-minute wijzigingen aangebracht in het Certified PDF-document, kunnen via het edit-log snel en eenvoudig ook in het oorspronkelijke document (bijvoorbeeld een QuarkXPress-document) worden doorgevoerd.

Wat is het voordeel voor de maker van het PDF-bestand?
Doordat de maker van het document direct na het maken van het PDF-bestand wordt gewezen op eventuele problemen, kan ter plekke het oorspronkelijke bestand worden aangepast en direct een nieuw PDF-bestand worden gegenereerd. Hierdoor blijft het oorspronkelijke bestand actueel en bovendien blijven lastige telefoontjes van het servicebureau of de drukker over ontbrekende fonts of illustraties achterwege.

Vaak zal het zelfs niet nodig zijn om een nieuw PDF-document te genereren omdat een programma als PitStop Professional in staat is veel problemen (ontbrekende lettertypen, verkeerde kleurruimte-instellingen) automatisch te herstellen.

Mocht het tijdens het verdere productieproces toch noodzakelijk zijn last-minute wijzigingen aan te brengen in het Certified PDF-bestand, dan kan de maker van het oorspronkelijke document aan de hand van het edit-log snel zien wat er aan zijn document is gewijzigd en deze wijzigingen ook in het oorspronkelijke dtp-bestand doorvoeren.

Wat te doen bij grote aantallen PDF-bestanden?
Als bijzonder grote aantallen PDF-bestanden moeten worden gegenereerd en gecontroleerd, zal het wellicht te veel tijd kosten om dat allemaal handmatig via Adobe Acrobat te laten plaatsvinden. In zo'n situatie is het beter om Enfocus PitStop Server te gebruiken, waarmee grote aantallen PDF-bestanden automatisch kunnen worden gecontroleerd en zonodig automatisch worden gecorrigeerd door de bestanden in een zogenaamde 'hot-folder' te plaatsen.

Heeft iedereen Enfocus PitStop Professional nodig?
Nee. De maker van het PDF-document heeft alleen Adobe Acrobat, Enfocus Certify PDF en een correct preflight-profiel nodig. Met een enkele muisklik kan daarna de Certified Workflow worden opgestart, zonder dat de maker van het PDF-document over technische kennis van het preflight-proces hoeft te beschikken.

Kunnen meerdere mensen aan een Certified Worklow werken?
Ja. In het edit-log wordt niet alleen vastgelegd wat er gewijzigd is, maar ook door wie. Iedere gebruiker kan precies zien wie voor een bepaalde wijziging verantwoordelijk is. Met de 'roll-back'-functie kunnen wijzigingen ongedaan worden gemaakt.

Hoe ga ik om met 'preflight-reports' en 'edit-logs'?
De gebruiker hoeft niets te doen. Alles wat nodig is (preflight-profiel, preflight-report en edit-log) worden in het PDF-bestand bewaard, zodat er geen kans is dat ergens in het productieproces een van deze zaken verloren gaat. Iedereen die het Certified PDF-bestand ontvangt, kan snel en eenvoudig controleren welke wijzigingen zijn aangebracht, wie daar voor verantwoordelijk is, of de preflight succesvol was en welk preflight-profiel is gebruikt.

Neemt de bestandsomvang toe?
Ja, de bestandsomvang neemt met iedere wijziging iets toe omdat behalve de wijziging ook de originele informatie bewaard blijft. Doordat de ongewijzigde informatie niet opnieuw in het PDF-bestand wordt opgeslagen, is de toename van de bestandsomvang echter zeer gering.

Wat als ik een ander programma gebruik?
Het edit-log houdt alle wijzigingen bij die kunnen worden aangebracht met Adobe Acrobat en/of Enfocus PitStop. Enfocus stelt de certificering-programmatuur ter beschikking van andere softwareontwikkelaars in de hoop dat Certified PDF een wereldwijd geaccepteerde standaard wordt. Als een Certified PDF-bestand wordt gewijzigd door software die nog niet is uitgerust met de certificering-programmatuur, zal het edit-log vermelden dat het bestand is gewijzigd en kan met behulp van 'compare versions' het verschil zichtbaar worden gemaakt.

Zijn Certified PDF-bestanden standaard pdf-bestanden?
Ja. De raportage van PitStop Professional is altijd al een gewoon PDF-bestand geweest (met hyperlinks naar het originele PDF-bestand). De bestanden die worden gegenereerd door de Certified Workflow zijn standaard PDF-bestanden waar de certified-informatie aan is toegevoegd, zonder dat deze informatie andere PDF-programmatuur op enige wijze kan hinderen.

In welke landen wordt Certified PDF gebruikt?
Certified PDF is uiteraard in alle landen te gebruiken. Op dit moment (januari 2002) wordt de technologie echter aanbevolen als de betrouwbaarste manier van digitaal aanleveren (vaak naast TIFF-IT) door brancheorganisaties in België, Nederland en Frankrijk.

In Duitsland en Zwitserland lijkt de voorkeur op dit moment uit te gaan naar de combinatie van PDF/X-3 (ISO 15930-3) en preflight-software van Callas.

Hoeveel 'dialecten' van Certified PDF bestaan er?
Er bestaan geen dialecten. Hoewel voor diverse organisaties (Febelgra, Medibel+, Dal-TC) en diverse toepassingen (tijdschriften, kranten en handelsdrukwerk) verschillende preflight-profielen worden gebruikt, is de Certified Workflow in alle gevallen hetzelfde. Het is dan ook mogelijk dat een bedrijf een Certified Worklflow opzet op basis van een eigen profiel of op basis van PDF/X-1a of PDF/X-3.

Is Certified PDF een ANSI of ISO standaard?
Nee, Certified PDF heeft geen fraai ANSI-, ISO- of DIN-nummer toegekend gekregen. De technologie ontleent haar autoriteit puur aan het feit dat zij erkend wordt door een grote groep fabrikanten, brancheorganisaties en eindgebruikers.

Voor sommige mensen is een standaard pas een standaard als organisaties als ISO, DIN of ANSI zich ermee hebben bemoeid. Toch zijn er een aantal 'de facto'-standaards die algemeen aanvaard zijn zonder dat ook maar één van de genoemde organisaties zich ermee heeft bemoeid. PDF en PostScript zijn daar goede voorbeelden van. Maar ook het feit dat 95 procent van alle personal computers in principe nog steeds gebaseerd zijn op de IBM PC uit 1981 is een mooi voorbeeld van een de facto standaard.

Overigens laat de groei van het aantal PDF/X-standaards (PDF/X, PDF/X-1, PDF/X-1a, PDF/X-2 en PDF/X-3) zien dat ISO-erkenning geen garantie is dat er niet meerdere versies van dezelfde standaard naast elkaar zullen ontstaan.

Wat is PDF/X?
PDF/X is een reeks ISO-normen waarin is vastgelegd welke objecten en instellingen wel of niet mogen/moeten worden gebruikt in een PDF-bestand dat geschikt is voor prepress. Afgezien van deze verplichtingen zijn PDF/X-bestanden over het algemeen doodgewone PDF-bestanden (hoewel in de oorspronkelijke PDF/X-standaard afwijkende afbeeldingsformaten werden toegestaan).

PDF/X-1 werd vooral in de Verenigde Staten gebruikt en staat ook bekend onder de naam CGATS.12/1-1999. PDF/X-1 werd moeizaam geaccepteerd omdat er discussie ontstond over het wel of niet gebruiken van OPI (Open Prepress Interface, ofwel het vervangen van lage-resolutie afbeeldingen door hoge-resolutie afbeeldingen) en het gebruik van PDF 1.2 terwijl PDF 1.3 op dat moment al beschikbaar was. TC130, de technische commissie van ISO die zich bezighoudt met de internationale versie van PDF/X besloot daarop een wijziging aan te brengen die nu door het leven gaat als PDF/X-1a. Hierbij wordt uitgegaan van PDF 1.3 en is OPI niet verplicht. Natuurlijk biedt PDF 1.3 ook een aantal andere voordelen, waarvan de ondersteuning van de DeviceN-kleurruimte (belangrijk voor de ondersteuning van duotone-afbeeldingen) niet de minst belangrijke is. PDF/X-1a wordt ook aangeduid met ISO 15930-1.

PDF/X-2 is een toekomstige norm waarbij het toegestaan is bepaalde onderdelen van een document niet in een PDF-bestand op te nemen. Dit kunnen afbeeldingen zijn maar vooral voor de dure en met dongles tegen kopiëren beschermde Japanse fonts zal PDF/X-2 een oplossing bieden.

In Duitsland en Zwitserland lijkt de voorkeur op dit moment uit te gaan naar PDF/X-3 (ISO 15930-3). Dit komt doordat deze standaard vooral is opgezet door de Duitser Olaf Drümmer en de Zwitser Stephan Jaeggi. Callas, het bedrijf van Olaf Drümmer, maakt een aantal pdf-hulpprogramma's die specifiek geschikt zijn voor het controleren van PDF-bestanden op compatibiliteit met de PDF/X-3-standaard.

Op zich sluiten PDF/X-3 en Certified PDF elkaar niet uit. PDF/X-3 is vooral een formele beschrijving van welke objecten wel en niet zijn toegestaan binnen een PDF-bestand. Certified PDF is een technologie waarmee kan worden gecontroleerd en gegarandeerd dat een PDF-bestand aan bepaalde eisen voldoet. Deze twee zaken zijn uiteraard goed te combineren.

Enfocus werkt aan een preflight-profiel voor PDF/X-3 zodat het met Enfocus PitStop ook mogelijk wordt Certified PDF/X-3-bestanden te maken.

Wat is TIFF-IT?
TIFF-IT, ook bekend als ISO 12639, is een bitmap-formaat dat doet denken aan CT/LW waarbij de tekst en het beeldmateriaal in aparte bitmaps zijn opgeslagen. De resolutie van de tekst-bitmap behoort afgestemd te zijn op die van het beoogde uitvoerapparaat, terwijl het beeldmateriaal later nog kan worden 'geript' en op die manier kan worden afgestemd op het te gebruiken drukprocédé. TIFF-IT wordt beschouwd als een zeer betrouwbare 'digitale film' maar heeft één erg groot nadeel: een enkele pagina neemt tientallen megabytes in beslag waardoor TIFF-IT niet erg geschikt is voor het digitaal aanleveren van bestanden via een ISDN-verbinding of via het Internet.

Waar kan ik de Certified Worklow aanschaffen?
Alle software kan worden aangeschaft via de website www.enfocus.com en via een aantal door Enfocus aangewezen dealers.

Meer weten? Bel naar 024-3220000 en vraag naar Saskia de Jong.