Certified Workflow White Paper

Enfocus Certified Workflow is een door Enfocus Software ontwikkelde PDF workflow-technologie die gebaseerd is op de ervaring van experts op het gebied van prepress en PDF (Portable Document Format). De Certified Workfow is toegespitst op drie onderwerpen die door de meerderheid van gebruikers die een PDF-workflow willen implementeren als belangrijk worden ervaren.

1. Het verbeteren van de efficiency van de PDF-workflow door meervoudige preflight-momenten te voorkomen en de preflight en de (auto-)correctie zo vroeg mogelijk in de workflow te laten plaatsvinden.
2. Het verminderen van het risico aansprakelijk te worden gesteld voor de gevolgen van kleine wijzigingen in een PDF-document.
3. Het bewaren van de consistentie van het oorspronkelijke document en het PDF-bestand, ofwel het voorkomen dat een origineel QuarkXPress-bestand nog fouten bevat die in het PDF-bestand al zijn gecorrigeerd.

Deze drie zaken zijn vooral belangrijk in situaties waar documenten worden uitgewisseld tussen verschillende bedrijven of locaties en indien grote hoeveelheden PDF-bestanden worden verwerkt.

Om deze punten met succes aan te pakken, moet een PDF-bestand bewijsbaar succesvol zijn gepreflight met een gestandaardiseerd preflight profiel en moet een lijst beschikbaar zijn waarin alle (toekomstige) wijzigingen en de daarvoor verantwoordelijke personen zijn/worden vastgelegd.

Preflight naar voren verschuiven

'Preflight' is de term die wordt gebruikt voor het controleren van een document op tal van mogelijke problemen teneinde te garanderen dat het document geschikt is voor uitvoer naar een printer of film- of plaatbelichter. De criteria die daarbij worden gebruikt, zijn afhankelijk van de gekozen uitvoerapparatuur en kunnen worden vastgelegd in een 'preflight profiel'.

Enfocus PitStop 5, een van de programma's die voor preflight worden gebruikt, is in staat om meer dan 100 verschillende tests uit te voeren op een PDF-document. Het blijft echter niet bij de constatering dat er iets mis is. In veel gevallen kan PitStop automatisch de fouten corrigeren. Zo kunnen ontbrekende lettertypen worden ingesloten, kleurruimten worden aangepast en te dunne haarlijnen worden aangepast.

In een ideale situatie wordt de preflight zo vroeg mogelijk in het productieproces uitgevoerd, bij voorkeur direct na de aanmaak van het PDF-document. Vooral als de documentproductie en de reproductie/distributie op verschillende locaties gevestigd zijn, is het van belang dat een succesvolle preflight plaatsvindt voordat het document wordt verzonden.

In de huidige situatie is dit echter meestal niet het geval. Vaak wordt een bestand geproduceerd met een tekstverwerker of een dtp-programma waarna een PDF-document wordt gecreëerd dat vervolgens naar de drukker of een prepress service bureau wordt gestuurd. Dan pas wordt de preflight uitgevoerd en worden eventuele fouten gecorrigeerd. Bij fouten die niet automatisch kunnen worden gecorrigeerd, denk aan ontbrekende fonts en illustraties, lage-resolutie-illustraties en degelijke, krijgt de producent van het document het verzoek een nieuw bestand op te sturen. Dat betekent dat de producent het oorspronkelijke document weer moet opzoeken (in de hoop dat het nog ergens op een harde schijf staat en niet al is gearchiveerd), de correcties uitvoeren, een nieuw PDF-bestand maken en dat vervolgens opnieuw verzenden. Dit vertraagt de workflow sterk waardoor de efficiency daalt en deadlines niet meer gehaald kunnen worden.

In een Certified Workflow wordt dit probleem opgelost door de preflight en de eventueel volgende correcties daar uit te voeren waar ze thuishoren: bij de maker van het document en op het moment dat het PDF-document net geproduceerd is. Om fouten in dit stadium te voorkomen en achteraf te kunnen controleren of de preflight correct is uitgevoerd, heeft Certified PDF de volgende kenmerken:

• een eenvoudige en eenduidige wijze waarop de maker van het document het PDF-bestand kan toetsen aan het preflight-profiel dat is verstrekt door degene die verantwoordelijk is voor de reproductie/distributie.
• het koppelen van het preflight-profiel en het preflight-resultaat aan het PDF-bestand zodat er nooit verwarring kan ontstaan over de status van het bestand.
• een eenvoudig te gebruiken interface voor de ontvanger van het document waarmee in een oogopslag te zien is of het PDF-bestand succesvol de preflight heeft doorstaan en of het juiste preflight-profiel is gebruikt.

Het zijn juist deze kenmerken die het ook voor de maker van het document aantrekkelijk maken om te investeren in Certified PDF. Preflighting wordt immers een fluitje van een cent en er is minder 'gedonder' met degene die verantwoordelijk is voor de reproductie/distributie. En dat voor een paar honderd euro!

Verantwoordelijkheid nemen

PDF-editors zoals Enfocus PitStop Professional of Acrobat zelf zijn populaire gereedschappen voor het aanbrengen van last-minute correcties in PDF-bestanden. Het spaart immers zowel tijd als geld als niet voor ieder wissewasje een nieuw PDF-bestand hoeft te worden aangemaakt. Soms is PitStop zelfs veel aantrekkelijker dan de originele applicatie, bijvoorbeeld bij het in één klap wijzigen van een op honderden plaatsen gebruikte kleur.

Maar er is een nadeel aan al dat gemak. Wie is precies verantwoordelijk voor de aangebrachte wijzigingen? Veel drukkers voelen er weinig voor de documenten van hun klanten aan te passen en zo mogelijkerwijs verantwoordelijk te worden gesteld voor eventuele fouten waar ze misschien zelf part noch deel aan hebben.

Vroeger kon een contractproef nog dienen als uitgangspunt voor hetgeen de opdrachtgever mocht verwachten. In een oogopslag was zo te zien of de fout de drukker was aan te rekenen of niet. Maar in deze tijd van digitale documenten is de 'hard copy' uitgestorven en ontbreekt vaak de tijd om een fatsoenlijke proef te produceren.

De vraag wie verantwoordelijk is voor aangebrachte wijzigingen in een document is bij een Certified PDF Workflow eenvoudig te beantwoorden omdat alle wijzigingen in een 'edit-log' in het PDF-bestand worden opgeslagen. Dit logboek kan op ieder moment in de workflow worden bekeken door de gebruikers, zodat altijd duidelijk is wie wat heeft gedaan.

Een Certified PDF-bestand...

• bevat een edit-log zoals hierboven beschreven,
• houdt automatisch bij welke gebruiker en op welk moment wijzigingen heeft aangebracht,
• biedt een betrouwbaar roll back-mechanisme zodat de wijzigingen stap voor stap kunnen worden bekeken (en eventueel ongedaan kunnen worden gemaakt),
• biedt de mogelijkheid de verschillen tussen twee stadia van de correcties visueel met elkaar te vergelijken.

Consistente documenten

Het wijzigen van een PDF-document heeft tot gevolg dat er verschil ontstaat tussen het oorspronkelijke document en het PDF-bestand. In de praktijk blijken deze verschillen moeilijk te beheren, hetgeen problemen zal opleveren bij het archiveren en het latere hergebruik van het oorspronkelijke document.

Indien de consistentie tussen het oorspronkelijke document en het PDF-bestand van groot belang wordt geacht, kan een dtp'er het eerder beschreven edit-log gebruiken om de wijzigingen in het PDF-document ook in het oorspronkelijke document door te voeren. Om dit proces te vereenvoudigen, bewaart het Certified PDF-bestand een verwijzing naar het oorspronkelijke document. Hiermee kan worden gecontroleerd of het oorspronkelijke document wellicht nog is gewijzigd nadat het PDF-document was gemaakt.

Uiteraard is het nog beter om helemaal geen wijzigingen in het PDF-document aan te brengen en de gemelde problemen tijdens de preflight direct in het oorspronkelijke document te corrigeren. Omdat de preflight door de maker van het document wordt uitgevoerd is dit met een hulpprogramma zoals Enfocus Instant PDF bijzonder eenvoudig te realiseren.

Programmatuur

Hoewel een Certified PDF Workflow in principe te realiseren is met software van andere leveranciers, moet worden gesteld dat Enfocus op dit moment de beste programma's voor dit doel levert:

• PitStop Professional (versie 5 inclusief Certify PDF)
• PitStop Server
• Instant PDF

Steeds meer fabrikanten van PDF workflow-systemen die gebruik maken OEM-versies van de Enfocus-software, ondersteunen de Certified PDF-bestanden.

Alle extra informatie (het preflight-profiel, het preflight-resultaat en het edit-log) wordt in het Certified PDF-bestand opgeslagen. Ondanks de extra informatie blijft het een gewoon PDF-bestand. Dat betekent dat het bestand ook bruikbaar blijft voor degenen die geen Certified PDF-software hebben aangeschaft.

Enfocus stelt kennis beschikbaar voor ontwikkelaars die hun programmatuur geschikt willen maken voor een Certified PDF Workfow. Het valt te verwachten dat over enige tijd op de website van Enfocus dergelijke producten zullen worden vermeld.

Acceptatie

Certified PDF is een standaard die weliswaar niet gedragen wordt door grote standaardisatie-organisaties zoals ISO of ANSI, maar die zijn gezag ontleend aan de ondersteuning door bekende fabrikanten, brancheorganisaties en eindgebruikers in de grafimediawereld.

In België wordt Certified PDF ondersteund door Febelgra en Medibel+. België loopt met met deze technologie een aantal maanden voor op Nederland en daar is Certified PDF inmiddels een groot succes.

Inmiddels heeft ook de Franse organisatie Sicogif Certified PDF geaccepteerd als standaard.

In Nederland is de standaard voor het aanleveren van advertenties voor tijdschriften geaccepteerd door KVGO (drukkerijen), OPPO (prepress-bedrijven), VEA (reclamebureau's) en VUN (uitgevers).  Via Cebuco zijn in 2002 ook speciale preflight-profielen beschikbaar komen voor advertenties in kranten.

Bij de fabrikanten van PDF Workflow-systemen hebben Agfa (met Apogee) en Fuji (met Celebrant Extreme) Certified PDF al in hun systemen geïntegreerd. Volgens goedingelichte bronnen werken ook andere fabrikanten aan de integratie van Certified PDF.

Meer weten? Bel naar 024-3220000 en vraag naar Saskia de Jong.