Professioneel presenteren

Sinds de komst van Powerpoint en Keynote lijkt het kinderspel een presentatie te maken die alle aandacht trekt. Toch is voor een effectieve, professionele presentatie meer nodig dan mooie lettertypes, vloeiende overgangen en binnenstuiterende conclusies. Een professionele presentatie vereist een goede voorbereiding, zodat je een heldere kijk op de doelgroep en de doelstelling hebt en het verhaal met zelfvertrouwen kunt vertellen. In de cursus professioneel presenteren besteden we juist aandacht aan die voorbereiding en aan de valkuilen die je ondanks die voorbereiding nog kunt tegenkomen. Kortom, geen cursus Powerpoint of Keynote, maar een cursus Professioneel presenteren.

De cursus Professioneel presenteren is bedoeld voor personen die presentaties houden of daar binnenkort mee starten. Dat kunnen presentaties zijn binnen het eigen bedrijf of de eigen instelling, maar ook daarbuiten. Te denken valt aan projectmanagers, officemanagers, communicatie- en PR-medewerkers.

Vereiste voorkennis
Voor een aantal oefeningen wordt verwacht dat de cursist op zijn minst de basisfuncties van Microsoft Powerpoint of Apple Keynote kan toepassen. De cursus is nadrukkelijk niet bedoeld om de basis van deze programma's te leren.

Docent & werkwijze
De tweedaagse cursus Professioneel presenteren wordt verzorgd door de communicatiewetenschapper Carlo Hagemann. Carlo is gepromoveerd aan de Vrije Universiteit en hij publiceert regelmatig over de combinatie van communicatie, politiek en media. De cursus wordt gegeven in de vorm van een workshop waarbij de deelnemers via opdrachten gecoached worden.

Cursusdoel
Na het volgen van de cursus Professioneel presenteren zijn de deelnemers in staat zelfstandig een heldere, gestructureerde presentatie op te zetten die niet alleen de boodschap overbrengt, maar ook bij de toehoorders overkomt. De mogelijkheden die Powerpoint of Keynnote bieden, worden effectief gebruikt. De cursus is nadrukkelijk niet bedoeld om Powerpoint of Keynote te leren bedienen.

Cursusinhoud

In de cursus komen uiteenlopende aspecten van het presenteren aan de orde. In de twee dagen dat de cursus duurt besteden we aandacht aan de voorbereiding van de presentatie en aan de doelstelling en de structuur ervan, maar ook aan de eigen houding en de reacties op de presentatie. Uiteraard wordt tijdens de twee dagen veel geoefend in het presenteren, maar wordt ook gevraagd je te verdiepen in de stof die je gaat presenteren, want presentaties gaan natuurlijk wel ergens over. Wat is er vermeldenswaardig, wat kan bij het publiek enthousiasme oproepen of juist weerzin? Bij deze oefeningen komen de volgende elementen aan de orde: doelstelling, structuur en interactie.

Doelstelling
Een professionele werkwijze is te vertalen als een werkwijze waarin doelgerichtheid centraal staat. Dat houdt in dat bij een professionele presentatie alles in dienst staat van het doel dat je met de presentatie wilt bereiken en de doelgroep die je wilt aanspreken. Wil je het management team overtuigen van een nieuwe aanpak, dan richt je je op de vraag hoe je een bepaald resultaat gaat bereiken. Wil je het projectteam van diezelfde aanpak overtuigen, dan moet je je veel meer richten op de details en de concrete oplossingen voor problemen. In beide gevallen moet de informatie die je geeft echter beperkt blijven tot een ‘need to know’ basis. Irrelevante uitweidingen of achtergronden die bij alle toehoorders bekend zijn, leiden alleen maar af van de centrale boodschap.

Structuur
Veel presentaties worden opgezet als een ‘whodunnit’, waarbij op de laatste pagina bekend wordt wie de moord heeft gepleegd en waarom. Voor een detectiveverhaal kan dit werken, voor een professionele presentatie is dit niet de optimale strategie. Het lijkt vreemd om met de conclusie te beginnen, maar vaak is dit de beste manier om het publiek bij het verhaal te betrekken. De kern van het verhaal wordt direct duidelijk. Tijdens de presentatie kan die kern worden gebruikt als referentiepunt, zodat de toehoorder, zelfs als de aandacht gedurende de presentatie wegzakt, weer kan aanhaken.

Interactie
Het uiteindelijke doel van een professionele presentatie is om het publiek te bereiken. Interactie met het publiek kan helpen bij het overbrengen van je boodschap. Je kunt vragen stellen aan het publiek. Je kunt een provocerende stelling poneren of je kunt het publiek aanzetten tot actie. Als het werkt, blijft je boodschap zeker hangen. Interactie heeft echter ook gevaarlijke kanten. Als het publiek niet reageert, of juist in een onderlinge discussie terechtkomt, blijft van de gedroomde presentatie weinig over.